Der Vorstand des Certamen Carolinum besteht aus dem für die Alten Sprachen zuständigen schulfachlichen Dezernenten bei der Bezirksregierung Köln, LRSD Dr. Achim Beyer, dem Vorsitzenden des Vereins zur Förderung der Alten Sprachen, OStD i.R. Jürgen Bertram, und dem Schulleiter des Kaiser-Karls-Gymnasiums, OStD Dirk Adamschewski.

LRSD Dr. Achim Beyer	OStD i.R. Jürgen Bertram	OStD Dirk Adamschewski

Der Vorstand trifft sich mindestens einmal im Jahr zeitnah nach dem abgelaufenen Wettbewerb mit dem für die Organisation des Wettbewerbs zuständigen Koordinator, OStR Alexander Weber, bereitet den anstehenden Wettbewerb inhaltlich und organisatorisch vor und entwickelt ihn weiter. Bei den Vorstandssitzungen berücksichtigt er Vorschläge der Jurymitglieder, die sich zweimal jährlich zu Beratungen treffen, und bezieht die Evaluationsergebnisse der drei Wettbewerbsrunden (Befragung der Teilnehmer, Jurymitglieder und Verantwortlichen) in seine Überlegungen mit ein. Der Vorstand legt die Besetzung der Jury fest und achtet darauf, dass Jurymitglieder aus dem Rheinland und aus Westfalen berufen werden. Der Vorstand ist auch für die Wettbewerbsordnung des Certamen Carolinum zuständig. Entscheidungen des Vorstands werden nach der Wettbewerbsordnung einstimmig getroffen.